COLUMN for DivingShopダイビングショップ向け経営・集客コラム

自動計算で会計時のミスを防止する【OKABAN-陸番-】のご案内

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秋〜春の期間は、繁忙期に備えて業務改善を行うチャンスの時期です。
ダイビングショップの事務作業の課題を解決する選択肢のひとつとして、ダイビングショップ専用サービス「予約・顧客管理システムOKABAN-陸番-」についてご紹介いたします。

この記事では、お客様への対応に欠かせない「会計管理」に関する機能についてご紹介いたします。

「予約・顧客管理システムOKABAN-陸番-」について

ダイビングショップ専用・予約顧客管理システムOKABAN（オカバン）は、利用者の声を反映し、常に機能の追加や改善を続けています。

現在OKABANでご利用いただけるのは、以下の機能になります。

ショップオリジナル予約フォーム
マリンメニューの予約台帳
宿泊の予約台帳
旅行サイト(（OTA）予約の自動取り込み
当日のチーム分け（OWコース、FUN、体験など）
レンタル情報一覧
送迎管理
乗船名簿の自動作成
顧客名簿の自動作成
予約内容から会計を自動計算
早割やダイナミックプライシングへの対応
予約自動送信メールへ個別必要書類自動添付（病歴書など）
メール配信

では、どのようなシーンでOKABANを活用できるのか？

具体的な事例を少しだけご紹介いたします。

会計管理のお悩み編

今回は「会計管理」に関する様々なシーンで、どのようにOKABANを活用できるのかご紹介させていただきます。

会計管理のお悩み1：手動計算ではミスが起きる場合がある

ダイビングショップの精算はとても複雑で、間違いが起きないように確認を行なうことで時間もかかります。

例えばファンダイブ１つとっても、予約経路や行き先等で単価が変わったり、複数日利用があった場合、その日に何本潜ったのかで料金が違ったり、オプションや物販が追加になるなど、毎回の確認が必須になっています。

OKABANでは、以下の機能でお悩みを解決します。

1）予約メニューを自動計算！
OKABANで予約管理を行なっているだけで、予約メニューを自動で計算できるため、電卓など手動で計算をする必要が無くなります。

2）オプションメニュー・物販も簡単に追加可能！
よく使うオプションメニューや商品、器材などを登録しておくと、会計画面で金額などを間違うことなく追加でき、記録も残ります。

3）個別精算・グループ精算どちらにも対応！
家族や友人など、ご予約グループでの一括精算の場合も、一人ひとり個別で精算を行なう場合も、選択するだけで簡単に計算できます。

会計管理のお悩み2：お客様をお待たせしてしまう

計算を間違いなく行なうだけでも時間を要しますが、明細書の発行やご希望の支払い方法、価格の確認などにより、さらにお客様をお待たせしてしまうケースも少なくありません。

OKABANの以下の機能で、お客様をお待たせしている時間をグッと短くし、顧客サービスUPをお手伝いします。

1）明細書をメールで送信できる！
その場でお客様に明細書を発行・送付ができるため、手書きをする必要がなく、間違いや漏れも防止できます。

2）QR決済にも対応可能！
決済用のQRを登録することで、精算時スマホ等で簡単に表示でき、スムーズに精算が可能です。

3）過去のご利用情報もその場ですぐ見れる！
以前ご利用いただいた際、どのメニューにいくらお支払いで、どのような割引があったのかなど、すぐに振り返ることができます。

会計管理のお悩み3：スタッフ間の情報共有に手間がかかる

また、きちんと情報共有されていないと、接客担当者が困るだけでなく、会計処理の業務の負荷にもなります。

OKABANをご利用いただくことで、会計に関する情報共有が以下のようにスムーズになります。

1）精算状況をリアルタイムで共有できる！
予約台帳に「精算済」「未精算」が表示されるため、現時点の精算状況が一目でわかります。

2）一部入金や支払い方法の分割にも対応！
事前決済や分割して支払いの場合も、その金額と日付・支払い方法を記録することで、スタッフ全員に共有が可能です。

3）精算の内訳を一目で確認できる！
その日に精算された支払い方法（現金、クレジット等）ごとに累計の金額を表示し、レジ管理をラクにします。