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旅行予約サイト(OTA)からの予約管理をラクにする方法

旅行予約サイト(OTA)からの予約管理をラクにする方法

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近年増えてきたベルトラやじゃらんなど、Online Travel Agent(オンライン・トラベル・エージェント)からの予約。
特に繁忙期の旅行予約サイト(OTA)からの予約管理が大変でお困りではないですか?

体験ダイビングやシュノーケリングなど、観光客向けのメニューが人気のショップ様ほど、たくさんのアクティビティ予約サイトに掲載されているかと思います。
アクティビティ予約サイトごとに管理画面が異なり、メールの内容や対応方法が変わるため、連絡漏れや返信ミスなど、ヒューマンエラーなく繁忙期の予約管理を行なうのは難しいことです。

この記事では、旅行予約サイトの予約管理に関するお悩みを解決する、予約管理システムをご紹介します。
予約管理の手間をなるべく無くしたい!
漏れなく予約を確認・対応したい!
このようにお考えのショップ様は、ぜひこちらの記事をご一読ください。

旅行予約サイト(OTA)・予約管理の3大お悩みポイント

旅行予約サイト経由の予約は、手数料が必要ですが広告費などはかからず、またやり取りの方法に定型があり、履歴が残る点がメリットです。

旅行予約サイトの利用にあたり、集客と予約管理それぞれのために必要な業務が発生します。
集客で言うと、例えばそれぞれのサイトへの情報登録・編集などが挙げられます。

予約管理は、問い合わせや予約が入ってから、当日までに必要な事務処理のことを指します。
こちらの記事ではその「旅行予約サイト経由の予約管理」について、深掘りして考え、業務改善のお手伝いができればと思います。

旅行予約サイト経由の予約管理が大変に感じる原因には、以下の3つのポイントが挙げられます。

・管理画面が異なり、すべての情報を予約台帳などに入力・記入するのが手間
・リクエスト予約やキャンセルなど、予約の変更が多い
・事前決済・現地決済や割引など、会計時に確認が必要

この3つのポイントをシステム化でどのように業務改善できるのか、詳しくご紹介いたします。

1.管理画面が異なり、すべての情報を予約台帳などに入力・記入するのが手間

旅行予約サイト予約では、じゃらんやベルトラなど、サイトによりメールで予約詳細が見れるものや、管理画面内で予約詳細を確認するものなど、情報通知のタイミングや方法が異なります。

当たり前ですが、じゃらんの管理画面ではじゃらんの予約情報だけ、ベルトラの管理画面ではベルトラの予約情報だけが確認できます。
そのため、各サイトごとに予約の確認が必要になり、「全体でどれくらいの予約が入っているのか」を知るためには、手作業で予約台帳に記入(または入力)が必要になります。

この手作業を挟むことが繁忙期の予約管理では大きな手間になり、ヒューマンエラーの原因となります。

システム化で予約台帳へ自動入力、手入力を無くします!

ダイビング専用・予約管理システムOKABAN」では、旅行予約サイトからの予約を自動で予約台帳に反映します。
これにより、予約の記入(入力)作業が不要になり、入力漏れの心配なく、「全体の予約数」をカンタンに確認できるようになります。

また、旅行予約サイトからのメール本文も画面上で確認できるため、システムとメール画面を行き来して確認する手間もかかりません。

2.リクエスト予約やキャンセルなど、予約の変更が多い

空き状況の問題から、リクエスト予約(または仮予約)など、「確定予約」ではない状態で予約を受け付けされるケースは、繁忙期は特に多くなるかと思います。

また、旅行予約サイト経由の予約は、他の予約方法と比べて、キャンセル率が高い傾向にあります。
リクエスト→確定予約→キャンセルなどの予約状況の変更に対応するのも、数が多くなるほど難しく、間違いが起きる原因になってしまいます。

システム化で予約の変更も自動で反映します!

ダイビング専用・予約管理システムOKABAN」では、旅行予約サイトからのメール内容を読み込み、自動で予約の変更を反映します。

通常通りの予約の対応を行なっているだけで、予約台帳の情報がリアルタイムで修正されるため、スタッフ全員がいつでも最新の予約情報を確認できるようになります。

3.事前決済・現地決済や割引など、会計時に確認が必要

旅行予約サイトからの予約は、サイトの仕組みにより事前決済の方と、現地決済の方がいらっしゃいます。
また、ポイントやクーポンなどの割引がお客様ごとに異なるため、会計時に他の予約方法の方以上に確認が必要な項目が多くなります。

確認する内容が多くなることで、お客様をお待たせしてしまったり、会計金額の間違いが起きやすくなってしまいます。

システム化で割引などの会計情報も一目で確認でき、計算が不要に!

ダイビング専用・予約管理システムOKABAN」では、事前決済・現地決済の情報が「精算済・未精算」の表示で一目で確認できます。

さらに、ポイントやクーポンなどの割引情報を会計に自動で反映し、計算時の手間やミスを無くします。
忘れないように…と事前に会計情報をメモをされている場合、会計時だけでなく事前の手間を削減することにも繋がります。

旅行予約サイト(OTA)・予約管理のシステム化のお悩み

システム化って大変そう、費用がかかりそう、など、システムの導入を検討される際に不安に感じられる方も少なくありません。
導入時に多くの方が懸念される点についてもご紹介いたします。

カンタンって言われても、やっぱり大変そう

機械やインターネット自体が苦手、初期設定や使い慣れるまでの操作が大変そう、と感じられる方もいらっしゃると思います。

そう思われる要因の1つとして、一般的な「サブスク」の利用方法が挙げられます。
ほとんどのサブスクがオンライン上で申込をして、レクチャーなどは無く、そのまま自身で調べながら操作するといったモノが多いためです。

ダイビング専用・予約管理システムOKABAN」の他のシステムとの大きな違いは、徹底した初期設定サポートとアフターフォローです。
サポートスタッフが画面を見ながら一緒に設定を行ないますので、使い方がわからなくても問題ありません。
その場で気になった点もすぐに質問できます。

また、使い方のサポートは初期設定だけで無く、ご希望時に何度でも無料で行なっておりますので、ご安心ください。

システムの導入って費用がかかりそう

自社でオリジナルのシステムの制作というと500万円〜という高額な費用が発生しますが、サブスクタイプ(月額制)のシステムを利用される場合、一般的な費用は無料〜月数万円のものまで、内容により様々です。

ダイビング専用・予約管理システムOKABAN」でも無料のフリープランを含めた4つのプランをご用意しています。
OTA予約の自動化は有料プランの機能になるため、月額¥9,800(税別)〜の費用が発生します。
事務スタッフを1名増やすことと比較すると、かなりお得な内容ではないかと思っております。

「本当に使えるか」判断できない状態で利用料を払うのは…とお考えの方には、無料トライアルでのお試し利用がオススメです。
無料トライアルについて詳しくは、「OKABAN・無料トライアル紹介ページ」にてご確認ください。

旅行予約サイト(OTA)・予約管理のシステム化のまとめ

旅行予約サイト・予約管理のシステム化についてまとめると以下のようになります。

旅行予約サイト・予約管理の3大お悩みポイント

1.管理画面が異なり、すべての情報を予約台帳などに入力・記入するのが手間
2.リクエスト予約やキャンセルなど、予約の変更が多い
3.事前決済・現地決済や割引など、会計時に確認が必要

ダイビング専用・予約管理システムOKABAN」でお悩みを解決

・予約台帳へ自動入力、手入力を無くします!
・予約の変更も自動で反映します!
・割引などの会計情報も一目で確認でき、計算が不要に!

上記はあくまでOKABANのほんの一部の機能となります。
その他の機能に関しては以下の記事で紹介しています。

ダイビングショップ向け経営・集客コラム>OKABANの記事一覧

どんなにサポートがあっても、実際に使い慣れるまで「覚える」という作業はすべてのモノに必要な工程です。
苦手とおっしゃる方も、スマホやLINE、インスタなど、新しいモノも必要であれば取り入れ、向き合って見ると必要な機能は使えるようになっているのではないでしょうか?

OKABANサポートスタッフは、「使い慣れない」が「使いやすい」に変わるまで徹底サポートいたします。
まずは無料トライアルで、機能をご体感ください。

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