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スタッフ間の情報共有に最適!ダイビング専用予約システム【OKABAN】

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スタッフ間の情報共有に最適!ダイビング専用予約システム【OKABAN】

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ショップスタッフの皆様から、「事務所に帰らないと最新の情報はわからない」という言葉をよく耳にします。

しかし、事務所以外で最新の情報が分かれば、移動や折り返し連絡の必要が無くなり、その場で解決できるようになります。

出先でお客様や他ショップ様から、予約希望の連絡が直接入った時
タンクやレンタルなど、準備をしたい時
送迎先でお客様情報を確認したい時など

あらゆる時、あらゆる場所で、これまでお困りだった情報共有に関するお悩みを、ダイビング専用予約システム【OKABAN】が解決します!

この記事では、具体的にどのような情報を確認できるのか、どんな悩みを解決できるのかを詳しく紹介しています。

いつでもどこでも予約情報を確認できるようにしたい!
スタッフ間で手間なく最新の情報を共有したい!

上記のようなお悩みをお持ちのダイビングショップ様は、ぜひこちらの記事をご一読いただき、お悩みの解決にお役立てください。

ダイビングに特化した予約台帳で情報共有のお悩みを解決!

メニューの豊富なダイビングショップでは、ショップの形態やメニューの開催方法などが多岐にわたり、予約台帳をシステム化するのがむずかしいものです。

それにより、紙で予約管理をされているショップ様も多いのではないでしょうか?

紙はその場で自由に記入ができるので、メリットもありますが、情報共有がむずかしい点がデメリットであると言えます。

OKABANではクラウドを利用して、使いやすさと情報共有のしやすさを両立し、具体的に以下のようなお悩みを解決します。

予約情報のお悩み①:外出先で予約情報の確認ができない

予約情報のお悩み①:外出先で予約情報の確認ができない

OKABANはクラウドサービスなので、ログイン情報を知っている全てのスタッフが、ビーチや港、船上などでも、ネット環境さえあれば、最新の予約情報をいつでも確認できます。

上の画像はスマホ表示ですが、パソコンやタブレットなど様々な機器に対応。

瞬時に予約台帳を確認できるだけでなく、その場で予約の入力を行うことも可能、もちろん予約情報は即座に反映され、スタッフで共有できます。

こちらは月表示ですが、週単位、日単位で、より詳細な予約情報を確認することができます。

予約情報のお悩み②:毎日のレンタル情報の確認が大変

予約情報のお悩み②:毎日のレンタル情報の確認が大変

レンタル器材の準備のためにレンタルに必要な情報を確認し、手書きで書き出しを行なっているショップ様も多いのではないでしょうか?

ゲストの人数が多い繁忙期などは、メモするだけでも一苦労。

OKABANでは「レンタル」タブにレンタル器材準備に必要な情報だけを表示できるようになっています。

参加コースや必要器材、お名前、サイズなどが一目で確認できるので、毎日の器材準備の手間をグッとラクにすることができます。

予約情報のお悩み③:チーム分けが共有されるまでに時間がかかる

予約情報のお悩み④:送迎のために顧客情報をメモするのが大変

ギリギリにならないとチーム分けできないけど、決まってから全員に知らせるのも大変。

割り振り決まったかな?と思って事務所に見に行ったけど、まだ決まってなかった。

ということも多いのではないでしょうか?

スタッフの人数が多いショップ様では、決定した情報が全てのスタッフに行き渡るまでに時間がかかるケースもよくあります。

OKABANでは、「チーム」タブで振り分け後の情報を確認できるので、事務所に確認しに行く必要はありません。

ヘルプの方にお願いした場合も、その日だけ共有して見てもらうことも可能です。

予約情報のお悩み④:送迎のために顧客情報をメモするのが大変

予約情報のお悩み④:送迎のために顧客情報をメモするのが大変

送迎を行なっているショップ様では、ホテル送迎や空港送迎など、送迎を行なうためにゲストのお名前や連絡先、宿泊先、送迎時間、便名などをメモする機会が多いのではないでしょうか?

1名でも情報を手書きで毎回メモするのは大変だと思いますが、これが複数名、複数箇所となると、メモするだけでかなり時間がかかります。

また、手書きのメモは書き間違いや、失くしてしまうなどのデメリットも考えられます。

OKABANの予約台帳では顧客情報を確認できるので、外出先で必要な情報をかんたんに確認し、スマホでそのままゲストに電話することも可能。

送迎用のタブ表示では、ゲスト情報の確認だけでなく、送迎車や送迎スタッフの割り振りや、ゲストに送迎時間の連絡がついているかなどをスタッフ間で共有できる欄なども設置し、送迎に関するさまざまなお悩みに対応しています。

予約情報のお悩み⑤:ゲストの情報を覚えられない

予約情報のお悩み⑤:ゲストの情報を覚えられない

予約情報からボタン一つで簡単に顧客名簿を作成!
申込書などを見て顧客情報を入力する手間は必要ありません。
そして顧客名簿に登録されている情報は、いつでもどこでもスタッフ全員が確認することができます。

登録情報は、顧客のプロフィールだけでなく、利用履歴やその時に誰と来ていたのか、顔を覚えるための写真登録機能、スタッフで共有したいお客様の情報をメモできる機能などがあり、全ての情報がスマホでもかんたんに確認できるようになっています。

クラウドで情報を管理するメリット

OKABANはクラウドで情報管理をおこなっており、それにより以下の3つのメリットがあります。

OKABANを利用するメリット①インストール不要

OKABANはWebサービスのため、アプリのインストールなどの必要がなく、ログイン情報さえわかっていれば、どの端末からも情報の確認ができます。
また、情報をスマホやパソコンに保存している訳ではないので、空き容量を気にせず使用することができます。

OKABANを利用するメリット②更新が不要

アプリは機能のアップデートがあるとその都度アップデートが必要になり、アップデートをおこなわないと古い情報・機能が表示されたままになってしまいます。
OKABANはアップデートの必要なく、いつでも最新の機能を利用できるほか、利用者様のお声を反映し、日々機能の追加・改善をおこなっているため、どんどん使いやすさが増していきます。

OKABANを利用するメリット③紙のように紛失や情報の不足が無い

紙の予約台帳の場合、印刷後に新たな情報が追加されることもあり、追加された情報を見逃してしまうことや、コピーした用紙自体を紛失してしまうなどのデメリットがあります。
しかしクラウドサービスの場合は、いつでも全てのスタッフが最新の情報を確認できるので、正しい情報を共有でき、紛失してしまう恐れも無くなるほか、印刷コストを抑えることもできます。

その他の機能について

今回紹介させていただいた、スタッフ間の情報共有機能はOKABANの持つ機能のほんの一部です。

OKABANでは、カスタマイズ可能なダイビングショップ専用の予約フォームや会計、集計・分析機能など、さらに多くの機能をご利用いただけるようになっています。

予約の受付・管理に関しては以下のページで詳しく紹介しています。
ダイビングショップの予約受付・管理をもっとかんたんに!【OKABAN】

OKABANで利用可能な機能については、以下のサイトでも紹介しておりますので、他の機能も気になる!どんな業務がラクになるのか知りたい!というかたは、ぜひご覧ください。
ダイビングショップ専用 クラウド予約・顧客管理システム OKABAN

より皆様にとって使いやすいシステムになるよう改善を続けており、日々新たな機能の追加もおこなっています。

最新のシステムの画面や、使える機能を詳しく見てみたい!というかたのために、オンラインで無料の説明会も開催しています。

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