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知らないと困る?メール送信時のTO・CC・BCCの違いと使い方

知らないと困る?メール送信時のTO・CC・BCCの違いと使い方

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お客様とのやり取りや取引先との連絡など、日ごろの業務でよく使っているメール。
あて先には「TO」がよく使われますが、TO以外にも「CC」「BCC」の設定もあります。

CC、BCCは複数の人にメールを送る時に使われますが、しっかり使い分けないとトラブルになる可能性もあります。
TO、CC、BCCにはそれぞれ意味があり、使い方や受け取った時の対応も異なります。

今回はTO、CC、BCCの意味や使い分け受け取った時の対応についてわかりやすくご説明します。

日ごろの業務でメールを送信する時に、この記事をぜひお役立てください。

TO、CC、BCCとは

まずは、TO、CC、BCCとは何かをかんたんにご説明します。

TOとは

TOは「あて先」です。
「あなたに送っていますよ」という意味で、メールで送った要件に対応して欲しい人をTOに入れます。

TOには複数人を入れることもできます。
何人かにあててTOでメールする場合はだれに何をしてほしいのかをきちんと書くようにします。

TOに設定した人のメールアドレスはメールを受け取る人みんなが見ることができます。

CCとは

CCは「Carbon copy ( カーボンコピー)」の略語です。
TOに送ったメールと同じメールがCCにも送信されます。
TOがメインの送り先、CCがコピーを送りたい相手で「TOに送ったメールですが、CCに入れた人にも見ておいてほしいです」という意味です。

社内で決まったことなどメールの内容を同時に報告したい時や同じプロジェクトのメンバー同士で情報を共有しておきたい時などに使います。
CCに設定した人のアドレスもTOに設定した時と同じように、メールを受け取る人全員に見える状態になっています。

BCCとは

BCCは「Blind Carbon Copy (ブラインドカーボンコピー)」の略です。
「隠されたコピー」なので、BCCに入れた人のメールアドレスはTO、CC、ほかのBCCでメールを受け取る人には見えないようになっています。

BCCは取引先に送るメールの内容を取引先には内緒で上司にも見てほしい時やお客様など外部の人にメルマガを送るなど一斉メールを配信する時に使います。

CC、BCCはどんな時に使うか

TOはあて先なので分かりやすいのですが、CC、BCCの使い分け方に悩むこともあるかと思います。
CC、BCCの使い方と使う時の注意点を確認しておきましょう。

CCの使い方と注意点

CCはTOに入れた人以外にもメールの内容を共有したい時に使います。
CCに入力した相手のメールアドレスはTO、CC、BCCに設定した人にも見えるようになっていますので、注意が必要です。

CCの使い方

CCは以下のような時に使います。

・同じプロジェクトのメンバーと情報を共有したい時

・上司を入れて仕事の進ちょく状況を報告したい時

上記のような時はTOのあて名のほかにCCのあて名も併記して「鈴木様(CC:○○様)」のように書き、情報をだれと共有しているのか分かるようにするとトラブルを避けられます。

CCのあて名を併記する時は「プロジェクトメンバー○○とも情報を共有するためにCCでメール送信しています」などと書き添えたり、事前に「アシスタントの○○とも情報を共有するために○○をCCに入れて連絡します」と断っておいたりするといいでしょう。

CCに入れる順番は社外の人を先にして、役職の高い順にするのがマナーです。
CCでメールを送る人数が多い場合はあて名を「各位」してもOKです。

CCの注意点

CCに入れたメールアドレスはTOで送る人にもBCCで送る人に見えるように表示されます。
CCを使う時はメールを共有していることを送るメールを送る相手に知られてもOKな時に使うようにしましょう。
CCに設定するとメールアドレスが表示されます。個人情報が流出する可能性もあるので、注意が必要です。

また、CCでメールを送るとCCでメールを受け取る側の確認の手間を増やして仕事の邪魔になる可能性もあります。

本当に情報を共有する必要があるのかを考えて安易にCCでメールを送信しない配慮も必要です。
できれば、CCでメールを送る相手にはCCに入れてあることを一声かけておくといいでしょう。

逆に情報を共有したい場合は、返信時に「全員に返信」しないと、共有もれが起こることもあります。
情報を共有したい時は「全員に返信」するようにしましょう。

BCCの使い方と注意点

BCCはTO、CC、ほかのBCCにメールアドレスが見えないようにしてメールを送信できます。
BCCの使い方と使う時の注意点は以下の通りです。

BCCの使い方

BCCは個人情報を守るために送り先のメールアドレスを隠したい時や送り先に内部で情報を共有していることを知られたくない時に使います。
例えば、以下のような時です。

・メルマガなどを社外へ一斉送信する時

・上司が新人を指導するために取引先には知られないようにして情報を共有したい時

・自分のスマホにも同じメールを送っておきたい時

BCCの注意点

BCCでメルマガなどを一斉送信する際には「一斉送信しています」など書き添えるとよいでしょう。
BCCを使う時に一番怖いのは、個人情報を流出させるミスです。
一斉送信の場合はBCCに設定すべきところをTO、CCにするとメールアドレスや名前などの個人情報を流出させてしまうことになりますので、設定のミスには十分に注意を払いましょう。

また、BCCでメールを送ると迷惑メールと判断されて届かないこともあります。
きちんと届けたいメールはBCCでは送らないようにしましょう。

CCにするかBCCにするかを悩んだ時はTO、CCに設定した人同士がお互いにメールアドレスを知っているかを判断基準にするといいでしょう。

お互いにメールアドレスを知らない場合はBCCの方が安心です。

TO、CC、BCCを受け取ったらどうする?

TO、CC、BCCでメールを受け取った時にどうしたらいいのかは以下の通りです。

TOを受け取ったら

TOはメールのメインの受け手なので、メールへ返信したりメールの要件に対応したりするようにします。

CCを受け取ったら

返信の義務はありませんが、メールの確認は必要です。
TOの人を飛びこえてCCに設定された人が返信すると、情報が入り乱れてトラブルになることもあるので、通常は内容のメールの内容の確認のみで返信はしません。

TOに設定されている担当者が休みで急いで対応しないといけないなどの事情がある場合は「担当者が休みなので同じチームの○○が代わってお返事します」など事情を説明して返信するようにします。

BCCを受け取ったら

BCCでメールを受け取った場合も通常はメールの内容を確認のみします。
BCCでメールを受け取った場合、返信しても大丈夫なのはメールを送信した発信者だけです。
BCCでメールを受け取ってもTO、CCのアドレスは見えますが、返信する場合は「全員に送信」しないように注意が必要です。
「全員に返信」してしまうと、隠れて情報を共有していたことがほかの人にも分かってしまいます。

BCCに設定されている人はメールの内容を「隠れて」共有したい人だということを忘れないようにしましょう。

メールのTO、CC、BCCをきちんと使い分けよう

今回はメールのあて先のTO、CC、BCCの使い方や注意点をご説明しました。

TOはメインのあて先、CCはメールの情報を共有したい相手、BCCはメールを送る相手には内緒で情報を共有したい時やメルマガの一斉配信の時に使います。

TO、CCは設定した送り先のメールアドレスがメールを受け取った全員に表示されるので、メールアドレスが表示されないBCCときちんと使い分けるようにしましょう。

この記事のほかにもビジネスメールの書き方やマナーについて書いた記事もあります。
関心のある方は以下の記事もあわせて読んでみてください。

お客様とのやり取りに役立つ!ビジネスメールの書き方とよく使う文例
サクサク書けて好印象!ビジネスメールの基本の型とマナーを解説

この記事が業務でメールのやり取りをする際に参考になれば幸いです。

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