COLUMN for DivingShopダイビングショップ向け経営・集客コラム

お客様とのやり取りでよく使われるメール。

毎日メールを何本も書いていても「この書き方で大丈夫かな？」と不安になることもあると思います。

お客様とのメールは親しくお付き合いしていてもビジネスの一部。

家族や友人とやり取りするのとはちがい、ビジネスメールにはルールやマナーがあります。
印象の良いビジネスメールが書ければ、初めてのお客様にも常連のお客様にも「ちゃんとしたお店だな」と安心感を持ってもらえます。

逆に、メール文の印象が悪ければ、リピートのきっかけを逃したり、キャンセルやトラブルにつながる可能性もゼロではありません。

でも、メールの書き方を学ぶ機会はなかなかないと思います。
そこで、この記事ではビジネスメールの基本の型とメールを送る時のマナーをご説明します。

ビジネスメールには「型」があります。
基本の型を押さえて、マナーを守ればきちんとしたビジネスメールを書くことができます。

基本さえわかれば、スムーズにビジネスメールが書けるはずなので、この記事を日ごろの業務のお役に立てていただければと思います。

ビジネスメールには型がある

ビジネスメールには基本の型があります。
基本を押さえれば、ビジネスメールを書くのはそれほど難しくありません。

ビジネスメールは件名（タイトル）、あて名、本文、署名で構成されます。
それぞれにルールやポイントがあるので、順を追って解説します。

ビジネスメールの件名（タイトル）のつけ方とあて名の書き方 

件名は要件が分かりにくいと迷惑メールと勘違いされる、開かずにスルーされてしまうこともあるので簡潔でわかりやすくなるよう工夫しましょう。 

あて名の書き方も具体的にご紹介します。

件名のつけ方 

一目でどんな要件かがわかるような件名をつけます。 

「お世話になっております」「先日はありがとうございました」などの件名だとメールの要件が分かりにくく、迷惑メールだと思われたり重要度が低いと思われたりします。

また、予約に関する内容などであれば、お客様が振り返って確認することも考えられるため、一覧で見た時にどんな内容のメールかわかる件名であることはとても重要です。

迷惑メールや開かなくていいメールだと思われないためにも、要件が分かる件名をつけるようにしましょう。 

わかりやすい件名の例 

あて名の書き方 

個人は様、取引先など会社の担当者の場合は社名（団体名）、部署、役職を書き、名前に敬称（様）をつけます。 

あて名の例 

ビジネスメールの本文に必要な3要素

メールのタイトルとあて名を書いたら次はメールの本文。
ビジネスメールを書きなれていないと、何から書けばいいか悩むかもしれませんが、基本を押さえればスムーズに書けるはずです。

ビジネスメールの本文には以下の3つの要素が必要です。

以下、この3つについてくわしくご説明し、要件を伝えるメール文の書き方のポイントも解説します。

あいさつ

ビジネスメールの書き出しはあいさつからです。
あいさつはお客様との関係性や季節などのシーンにあわせて変えるとメールがワンパターンにならず、お客様の印象にも残りやすくなります。

あいさつでよく使われるパターンとしては
「お世話になっております」

はじめてのお客様には
「はじめまして」

 久しぶりのお客様には
「ごぶさたしております」「お久しぶりです」

 常連のお客様にはお客様への気遣いや日ごろの感謝を伝えるとより親しみを感じてもらえるはずです。 
「お久しぶりです。お元気でお過ごしでしょうか」
「いつもありがとうございます」
「今年もありがとうございます」

名乗り

あいさつの後、自分がどこのだれなのかを名乗ります。
メールの場合、登録していないメールアドレスからのメールは、どこの誰から送ってこられているかわかりづらいものです。

例えば、以下がよく使われるパターンです。

「ダイビングショップ〇〇の鈴木です」

ダイビングショップの場合、ショップ内に複数名のスタッフの方がいらっしゃることも多いと思います。
担当者の名前を記載することで、お客様は誰に相談すればいいのかが明確になり、安心感にもつながります。

メール本文の書き方と注意点

あいさつと名乗りの後は要件に入ります。

メールの本文は内容を簡潔に書き、改行したり箇条書きを使ったりして読みやすくなるよう工夫しましょう。

読みやすくするために「有難う御座います」のような普段使わない漢字は使わないようにします。
このような場合は、ひらがなで「ありがとうございます」のように書くようにしましょう。

文字化けの恐れもありますし、カジュアルになりすぎるのも好ましくないのでビジネスメールでは絵文字や顔文字は避けましょう。

結びの文章

メールの最後にくる結びの文もあいさつと同じようにお客様との親しさの度合いやシーンに応じて書くのがおすすめです。
ありきたりのテンプレートのようにならずお客様の印象にも残りやすくはるはずです。

シーンに応じていくつか例をあげます。

基本は
「今後ともよろしくお願いいたします」
「〇〇様のお越しをスタッフ一同、お待ちしております」

常連のお客様には
「またご一緒できるのを楽しみにしています」

資料の送付や回答などを依頼する場合など、何かお願いをする場合には
「お手数をおかけしますが、よろしくお願いします」
「ご回答をよろしくお願いします」

 お礼のメールの場合は
「本当にありがとうございました」
「心より感謝申し上げます」

 署名の書き方 

メールの文末には署名をそえます。

署名をそえるのはビジネスメールのマナーでもありますが、同時にメールアドレス以外の連絡先を知らせる役割もあります。

ほとんどのメールソフトでは署名の登録ができるので、前もって登録しておくと、誤字や送付もれを防止できるのでおすすめです。

署名に記載する項目には以下のようなものが挙げられます 

 署名の例です。

 ・署名の例

ーーーーーーーーーーーーーー
ダイビングショップBitknot（ショップ名）
潜水太郎（名前）
ショップの住所
ショップの電話番号
メールアドレス
ショップのHPのURL
ーーーーーーーーーーーーーー

上記のほかにも、営業時間や定休日などがあれば記載することで、返信に少し時間ができることや、電話対応が可能な時間などをお客様にお伝えすることもできるでしょう。

SNSなどを活用しているのであれば、その紹介をそえることで見てもらえるきっかけにもなります。

 ビジネスメールを送る時のマナー 

メールは手軽に送れて便利ですが、緊急時にはメールではなく電話の方が確実なこともあります。
お客様が見落とす恐れもあるので、急ぎの要件の場合はメールと電話の両方で連絡するなどの配慮も必要です。 

メールを送信する時間帯にも気を使い、深夜や早朝はさけるようにします。 

また、資料を添付する時にはファイルの大きさにも注意が必要です。
ファイルのサイズが大きい場合は、お客様の迷惑にならないよう圧縮して添付するようにします。

型にそって書けばビジネスメールは難しくない！

今回はビジネスメールの書き方とマナーについてお伝えしました。

ビジネスメールには基本の型があるので、その基本の型にそって書けば難しくはありません。
一目で要件が分かる件名（タイトル）をつけ、あて名や署名のルールに注意して書けばきちんとしたビジネスメールが書けます。

あとはメールを送る際にマナーを守ればお客様にきちんとした印象を持ってもらえるはずです。

そして、あいさつや結びの文を工夫することで、ワンパターンではなく気持ちのこもったメールを書くことができます。
きちんとした心のこもったビジネスメールはお客様によい印象をあたえ、リピートにつながる可能性もあります。

この記事がお客様へのメールを書く時に参考になれば幸いです。