COLUMN for DivingShopダイビングショップ向け経営・集客コラム

お客様とのやり取りでメールを毎日書いている担当者様もいらっしゃると思います。

お客様とメールでやり取りをしていて「この書き方で大丈夫かな？」「わかりにくくないかな？」と不安に思ったことはありませんか。

お客様とのメールはビジネスの一環で、プライベートなやり取りとは異なります。
ビジネスメールにはルールとマナーがあり、お客様に要件が伝わるように書く必要があります。

ルールやマナーが守られず、メールの文章がわかりにくいとお客様が不愉快に感じたり、キャンセルやトラブルにつながる可能性も。

そこで今回はビジネスメールの書き方についてご説明します。
また、普段のお客様とのやり取りでよく使う文例（問い合わせの回答、お礼、依頼）もあわせてご紹介します。

この記事を参考に、ポイントを押さえてメールを書けばお客様にも要件が伝わるきちんとしたビジネスメールを書くことができるはずです。
この記事がお客様とのやり取りに役立てば幸いです。

ビジネスメールの基本の型

ビジネスメールは以下で構成されます。
それぞれ書き方や注意点をご説明します。

件名（タイトル）

要件が一目でわかるようなタイトルをつけます。　

「おつかれさまです」「お世話になっています」のようなタイトルだと重要度が低いと思われて開いてもらえなかったり、迷惑メールと勘違いされたりする恐れも。

「【ダイビングショップ〇〇】予約のご確認」「【要返信です】メディカルチェック資料提出のお願い」など要件が分かるようにします。

あて名　

個人は名前に様をつけます。

山田太郎様

会社（団体・学校）の担当者などは団体名・所属を書き、担当者の名前に様をつけます。

〇〇株式会社
総務部総務部長
山田太郎様

本文

「お世話になっております」「はじめまして」などのあいさつから書き出します。

次に「ダイビングショップ〇〇の鈴木です」のように自分がどこのだれなのかを名乗ります。
名乗ることで、担当者が明確になるのでお客様の安心感につながります。

あいさつと名乗りのあと、要件に入ります。
要件を伝える本文は長くならないよう簡潔に、がポイントです。
要件が伝わりやすい本文の書き方と文例は後ほどくわしくご紹介します。

要件の後は、「今後ともよろしくお願いします」「またのお越しをお待ちしています」など結びの文で終えます。

署名

最後に署名をそえます。
署名は以下のように書きます。

ーーーーーーーーーーーーーー
ダイビングショップ〇〇（ショップ名）
鈴木次郎（名前）
メールアドレス
ショップの電話番号
ショップの住所
ショップのHPのURL
ーーーーーーーーーーーーーー

上記のほか、定休日やショップの営業時間を書いておくのもお客様に親切です。
また、SNSを活用しているのであればSNSのアカウントを載せるのもショップのPRになります。

署名はほとんどのメールソフトで登録ができるので、もれないようにメールソフトに登録するのをおすすめします。

要件が伝わるメール文を書くポイント

ビジネスメールの基本の型はわかったけど、本題の要件を伝える文章はどう書けばいいのかと悩まれる方も多いと思います。

要件が伝わりやすいメール文を書くポイント・注意点をあげます。

問い合わせへの回答・お礼・依頼　メール本文のポイントと文例

要件が伝わりやすいメール文の書き方のポイントをふまえて、業務でよく使う問い合わせメールの回答、お礼、お客様に何かをお願いする依頼のメールの書き方を解説します。

問い合わせへの回答のメールを書くときのポイント

 お客様からの問い合わせにはできるだけ早く返信し、質問に対しても過不足なく簡潔に書くようにします。

すぐに質問に回答できない場合はいったん「〇日までにご連絡さしあげます」「確認が取れ次第、ご連絡さしあげます」と返信し、その後、なるべく早く質問に対する回答をしましょう。

問い合わせに対する返信メールを書く際のポイントは以下です。

①お客様からの問い合わせ内容を明記します。
お客様は問い合わせしたことを覚えていても、問い合わせ内容とどこに問い合わせたかは覚えていないかもしれません。
何について回答するのかを明確にするために、問い合わせ内容を明記します。

 「このたびは、ダイビングショップ〇〇の〇月〇日のファンダイブについてお問い合わせをいただき、ありがとうございました」
「先日お問い合わせいただいた〇〇講習の内容について、回答させていただきます」

②問い合わせの内容に簡潔に答えます。
引用符「＞」を使ってお客様の問い合わせを引用、回答する形にしてもわかりやすいです。 

＞〇月〇日を希望していますが、空いていますか？
申し訳ありませんが、あいにく〇月〇日は満席です。

引用符を使うほかにも、質問に対しておおまかに答え、詳細は説明が書かれているホームページなどのURLを案内する方法もあります。 
期限を過ぎると返金はできかねます。
詳しくは以下のページをご覧ください。
URL～～～

③最後に署名を入れて、対応窓口がどこかわかるようにします。
どこが対応しているのかがわかれば、お客様の安心感につながります。

回答メールの文例

タイトル：【ダイビングショップ〇〇】ファンダイブ空き状況について 

山田　太郎　様 

はじめまして。
※常連のお客様の場合は「お久しぶりです。お元気でお過ごしですか」「今年もありがとうございます。お元気ですか」などお客様の近況をうかがい、気遣う言葉や感謝の言葉であいさつを。

ダイビングショップ〇〇の鈴木です。  

この度は、当店のファンダイビングの空き状況についてお問い合わせをいただき、ありがとうございました。

お問い合わせいただいた件について、ご回答いたします。

 ＞〇月〇日は空いていますか？
申し訳ありませんが、あいにく〇月〇日は満員です。

連休中であれば、〇月×日は空きがございますので、ご検討いただければ幸いです。
スケジュールに関しましては以下のページからも空き状況がご覧いただけるので、参考にしていただければありがたいです。
ＵＲＬ：～～～～

 ほかにもご不明な点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

 ※常連のお客様の場合は「また、ご一緒できるのを楽しみにしています」「この時季は〇〇の景色がすばらしいので、ご案内できればうれしいです」などの言葉で結んでも。 

ーーーーーーーーーーーーーー
ダイビングショップ〇〇
鈴木次郎
メールアドレス
ショップの電話番号
ショップの住所
ショップのHPのURL
ーーーーーーーーーーーーーー

お礼のメールを書くときのポイント

お礼のメールを送るタイミングはなるべく早い方がいいです。

そして、感謝を伝えるようにします。
来店時のエピソードや担当者の感想をそえると特別感があってお客様の印象にも残るはずです。

お礼の文例

件名：【ダイビングショップ〇〇より】ご来店ありがとうございました

山田　太郎　様

先日はダイビングショップ〇〇をご利用いただき、ありがとうございました。
ダイビングショップ〇〇の鈴木です。

はじめてのファンダイビングはいかがでしたか。 
今回のダイビングでは山田様が見たいとおっしゃっていたカクレクマノミも見ることができて、私もうれしく思いました。

次はウミガメも見られるといいですね！
これからますます暑くなりますが、お体には気を付けてお過ごしください。

またのお越しをスタッフ一同、心よりお待ちしております。

ーーーーーーーーーーーーーー
ダイビングショップ〇〇
鈴木次郎
メールアドレス
ショップの電話番号
ショップの住所
ショップのHPのURL
ーーーーーーーーーーーーーー

依頼のメールを書くときのポイント

何をお願いしたいのかを具体的に分かりやすく書き、締め切りも明記します。

お客様に何かをお願いするメールを書く時は、忙しい中、対応してもらうことの感謝を忘れず、お願いの言葉をそえるといいでしょう。

依頼メールの文例

件名：ダイビングのメディカルチェック資料ご送付について

山田　太郎　様

お世話になっております。
ダイビングショップ〇〇の鈴木です。 

このたびは〇月〇日のファンダイビングにお申込みいただき、ありがとうございました。

弊店ではスキューバーダイビングをより安全に楽しんでいただくため、参加者にメディカルチェックをお願いしております。
メディカルチェックの資料を添付していますので、ご確認のうえ〇月〇日までにご返信いただきますようお願い申し上げます。

何かご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。 

お忙しい中、お手数をお掛けしますがよろしくお願いいたします。 

ーーーーーーーーーーーーーー
ダイビングショップ〇〇
鈴木次郎
メールアドレス
ショップの電話番号
ショップの住所
ショップのHPのURL
ーーーーーーーーーーーーーー

ビジネスメールを送信する時の注意点

ビジネスメールを送信する時は、受け取ったお客様の迷惑にならないように早朝や深夜を避け、送る時間にも配慮します。

急ぎの要件の場合はお客様が見落とす恐れもあるので、メールではなく電話の方が確実なこともあります。
急ぎの場合はメールだけでなく電話でも連絡するようにすると安心です。

メールに資料を添付する場合は、ファイルのサイズにも注意しましょう。
サイズが大きければ圧縮して添付します。

基本の型とポイントを押さえてビジネスメールを書こう

今回はビジネスメールの基本の型と要件が伝わる本文の書き方をご紹介しました。

ビジネスメールには基本の型があるので、基本の型にそって書けばきちんとしたビジネスメールになります。
要件は簡潔に書き、箇条書きにするなど読みやすさにも気を配ればお客様にもわかりやすいメールが書けるはずです。

記事中で紹介した文例も、自ショップにあうようアレンジして使っていただければと思います。
ぜひ、この記事をお客様とのやり取りにお役立てください。