COLUMN for DivingShopダイビングショップ向け経営・集客コラム

• 前日の準備の際に次の日の参加者の参加申込書を準備するのが大変。
• 参加申込書をリピーターに毎回依頼していて「また？」と言われたことがある。
• 予約の時に聞いた情報を、参加申込書の時にもう一度同じことを書いてもらうのは気が引ける。
• 書いてもらった参加申込書を顧客名簿に入力しなくてはいけなくて、時間と手間がかかる。

ダイビングショップで働いていて、上記のような経験はありませんか？

ダイビングショップは参加申込書をデジタル化することで、参加申込書の準備や後処理にかける時間と、お客様が参加申込書に感じる煩わしさを少なくできる「業務効率化」というメリットがあります。

• 参加申込書をデジタル化するとどのように業務効率に繋がるの？
• 実際、何を使ってどうしたら申込書をデジタル化できるの？

という疑問をお持ちの方は、ぜひご参考ください！

参加申込書をデジタル化することのメリットとは？

参加申込書をデジタル化すると、業務の効率化が望めます。

では実際、どのような業務を変えることができるのか、詳しくご説明します。

１）検索性向上・コスト削減

データとして残しておくことで紙と違い、検索がしやすくなり、お客様への対応が早くなります。

紙のデメリットとして、デジタル化された情報と比較して、目的の情報を探すのに時間がかかるという点があります。

目的の情報がすぐに取り出せると、お客様への対応を迅速にでき、スタッフが情報を探す時間を削減させることができるというメリットがあります。

２）情報共有

デジタル化された参加申込書はどこにいてもスタッフが確認することができます。

ダイビングショップはショップに残るスタッフと海に出るスタッフ、チームやエリアが異なるスタッフなど、情報の共有を対面で行うことがなかなかできません。

各地で活躍するスタッフがショップ以外の場所でも情報を見ることができる環境を構築することは、対応力がアップし業務効率化に繋がります。

３）BCP対策

「BCP（Business Continuity Plan）」とは「事業継続計画」のことです。

大きな災害のような緊急事態が起こった場合にも企業が経営を続けられるように、緊急事態に対応する能力を高めることを意味します。

万が一のことが起こった際に、紙での管理だと紛失する確率が高いです。

また、時間も紙の敵で劣化は免れませんが、クラウドに保存していれば情報は劣化のない適切な状態で、共有することができます。

４）情報の正確性

参加申込書を書いてもらう際、送迎の車の中や船や港など、机と椅子を置いて書いてもらうことよりもバインダーを利用して立って記載してもらっているショップも多いと思います。

腰を据えて書けないので読めない文字になってしまうことも。
読めない文字の情報を保管していても、いざという時に役立てることができません。

その点、デジタルでは読めないというトラブルは避けることができます。

５）コスト削減

紙管理のデメリットに保管場所のスペースが取られてしまうというのがあります。

クラウド上に保存すれば保管スペースが必要なくなります。

店舗費用を支払っているショップなら、書類保管というスペースを減らすことで、費用を払って確保しているスペースの無駄を削減できます。

６）コスト削減

印刷には印刷紙やトナーなどが経費としてかかります。

ダイビングショップでは参加申込書以外にも、安潜や病歴診断など印刷が必要な書類が多数あります。

再生紙を利用しているショップも多いですが、紙の使用を抑えることは、そのまま紙資源を守るエコにも繋がります。

使い慣れているなど紙のメリットももちろんありますが、時間や費用をかけてデジタル化するメリットは、上記のように業務効率化の効果が大きいです。

スタッフの業務時間削減だけではなく、お客様の問い合わせに素早く対応することで顧客満足度の向上に繋げることができます。

参加申込書をデジタル化することのデメリットとは？

場合によっては、デメリットになることもあるデジタル化。
どのようなデメリットがあるのでしょうか。

１）システム導入などのコストがかかる

デジタル化を進める場合、機器の購入が必要だったり、システムの開発費用が発生したりすることがあります。

ただし、デジタル化に向けて経費をかけても、労働時間を短縮できれば全体的なコストは抑えることができます。

最近では開発費用がかからず月額費用だけで利用できるシステムも多く、デジタル化もクラウドサービスならコストを抑えることができます。

そのため、削減できる労働時間とシステム導入にかかる経費のバランスで判断することが必要です。

２）オペレーションの変化への対応

デジタル化に向けてどうしても発生するのが、紙からデジタルになることへの抵抗感です。

デジタル化を進める担当者が、ひとりで周りのスタッフを巻き込んで導入を進めることや、システムの使い方を他のスタッフに指導するなど、労力がかかります。

一人ショップでも、システムに向き合って利用方法を新たに覚えるにはなかなか腰が重いことも。

そこで、利用するシステムのサポートがどのようなものかをしっかり確認することをおすすめします。

サポートがしっかりしていれば、上記のようなデジタル化主導者の負担を減らすことができます。

様々な業種で広がるデジタル化

紙で行っていた業務のデジタル化は、ダイビングショップ以外でも様々な業種で広がっています。

保険の申込、飲食の注文書、行政への申請、銀行への各種申込など、ネット上で済ませることができることも多くなりました。

利用する側からするとデジタル化されて「便利だな」と感じていますが、実は企業側もデジタル化することで多くのメリットを得ています。

参加申込書はデジタル化して損なし！

ダイビングショップは、デジタル化することで参加申込書にかける時間と煩わしさを少なくできる「業務効率化」というメリットがあります。

使い慣れているなど紙のメリットももちろんありますが、時間や費用をかけてデジタル化するメリットは、コスト削減などの業務効率化の効果が大きいです。

また、コストの削減だけではなく、お客様の問い合わせに素早く対応することで顧客満足度の向上に繋げることができます。

お客様にとっても、何度も情報を入力する手間がなくなります。

さらに、書類記入のために朝早く来てもらう必要がなくなり、集合から出港までの時間を短縮することができます。

デジタル化のメリットがわかったところで、「実際にどうしたら参加申込書をデジタル化できるの？」という疑問にお答えします！

参加申込書のデジタル化が【OKABAN】を使えばすぐにできる！

ビットノットの提供するダイビングショップ専用の予約・顧客管理システム「OKABAN」なら、すぐに参加申込書をデジタル化することができます！

すぐにデジタル化を始められるだけではなく、ダイビングショップやお客様が参加申込書にかける時間や手間を少なくする機能が揃っています。

OKABANの中にある参加申込書の機能、「チェックイン」では、必要事項の記入以外にも健康チェックの同意事項があります。

チェックインが完了すると、同意した時刻を保存することができるので万が一の時に状況説明が可能なデータになります。

お客様ごとにQRコードが発行され、お客様の携帯でQRコードを読み取ってもらうことで携帯に参加申込書が表示されます。もう参加申込書を印刷する必要がなくなります。

参加するお客様が毎回多いから、ひとりひとりにQRを共有するのは難しい！というショップさんは、QRをお客様ごとに印刷することも可能です。

印刷したら、今までの紙の参加申込書と変わらないんじゃない？と思う方。

デジタルならではの機能を、いくつかご紹介いたします。

１）お客様が何度も同じ情報を書く必要なし！

お客様が予約フォームで入力してくれた情報が、参加申込書の項目に自動で反映されます。

予約のときにも参加申込書にも電話番号や住所を書く…ということがなくなり、お客様の満足度を上げることができます。

また、書類記入のために朝早く来てもらう必要がなくなり、集合から出港までの時間を短縮することができます。

２）参加申込書の名簿への転記は不要！

お客様が参加申込書へ記入すると、そのまま顧客名簿に反映されます。

参加申込書を顧客名簿へ転記するという手間のかかる業務を大幅に削減することができます。

あるショップ様では「ひとりにかける転記時間は10分ほどだが、繁忙期は忙しくて毎日できない。そのため、一ヶ月放置すると50-60件溜まってしまう。」というお話も聞きます。

5-6時間を別の時間にかけるとしたら、レンタル品のメンテナンスやスタッフを早く帰らせるなど、有効的な時間の使い方が可能です。

また、リピーターの方の情報は予約の時点で同期され、チェックインの際に情報の変更があった場合、自動で名簿が更新されます。

つまり、ショップの「住所が変わったから名簿を変更しないと」という手間がなくなり、お客様自身が名簿を更新してくれます。

３）チェックインの項目は変更可能

「ファンダイビングのお客様と体験ダイビングのお客様とでは、参加申込書に書いてもらいたい項目が変わるんだよな」というショップ様。

OKABANのチェックインでは、ファン、体験、講習などのコースごとにチェックインに表示する項目を変更することができます。

紙だとそれぞれ印刷する手間がありますが、OKABANでは予約してくれた段階で表示画面が自動で切り替わります。

不要な情報を取らないことは、ショップにとっても必要な情報のみを保管でき、お客様も記入項目が絞られることで楽になります。

OKABANでは参加申込書のデジタル化だけではなく、ダイビングショップ様の業務を楽にする機能が詰め込まれています。

無料でOKABANが利用できる「トライアルキャンペーン」もあるので、気軽に機能をお試し出来ます。

https://okaban.work/trial/

「まずは参加申込書だけでもデジタル化の画面を見てみたい」という方はぜひ、お問い合わせください。

https://okaban.work/contact/

TEL: 098-911-5289
Mail: info@bitknot.co.jp