COLUMN for DivingShopダイビングショップ向け経営・集客コラム

「海から帰ると、お客様からの予約や問い合わせがメールボックスに溜まっている！」

予約はカレンダーや台帳を確認しながら、予約の可否をお客様に連絡をして、問い合わせに対応して…。

ダイビングショップは海の片付けや翌日に向けた準備だけでも大変なのに、事務作業にもかなりの時間が取られています。

業務の中で、準備やメールの返信は顧客満足度に関わりますが、「予約をカレンダーなどに入力する」作業はお客様から見えず、顧客満足度に影響しません。

また、入力に人の手を介することで時間がかかる上に、ミスが起こる可能性もあります。

予約がカレンダーに自動で入力されると、今まで予約台帳を作成していた事務作業時間が短縮されます。

さらに、短縮された時間をお客様のサービスに直結する業務に充てることで、顧客満足度向上に繋げることができます。

この記事では、予約入力の自動化のメリットや、導入時に気をつけたいポイントなどをご紹介します。

予約入力を自動化することのメリット

どのような業務が自動化に向いているかというと、人の判断を必要としない業務や、マニュアル化されている業務などが向いていると言われています。

ダイビングショップであれば、先に紹介した「予約をカレンダーに入力する作業」や、「顧客名簿に入力する作業」が該当します。

今、手作業で行なっている予約入力を自動化すると、どのようなメリットがあるかをご説明します。

1）事務時間の短縮

予約の入力など、単純作業は膨大な量になることが多いです。

単純作業に費やしている時間を、準備や器材のメンテナンスなど本来するべき業務に充てることで、作業効率・労働生産性の向上というメリットがあります。

時間が短縮することで、スタッフの労働時間も少なくなり負担が軽減されます。

また、準備やメンテナンスなどは顧客満足度にも直結するので、同時にサービスレベルも上げることができます。

単純作業の例

• 紙への書き写し
• ワークシートへのデータ入力
• コピー＆ペースト作業

2）業務の属人化の防止

特定の業務を一部のスタッフしか把握していない場合、そのスタッフが不在の際や、退職してしまった時に、業務が回らなくなってしまうリスクがあります。

しかし、業務を自動化しておけば、担当者を置かなくてもだれでもスムーズに作業が可能です。

ダイビングショップはスタッフの入れ替えも多く、引き継ぎや教育に時間がかかってしまいます。

予約入力を自動化することで、教育コストも軽減することができます。

3）人為的ミスの防止

人による作業の場合、忙しさなどで注意力が散漫になっていたりすると、ケアレスミスが起きやすくなります。

特に、ダイビングショップは海での業務のあとや、外出先で事務作業を行うことも多いので、特に注意が必要になってきます。

また、メールとカレンダー・台帳に予約の漏れが無いかの二重チェックなど、これまで必要だった対策が自動化によって不要になるのも、時間と手間の削減となる大きなメリットです。

まとめると、時間の削減による業務効率化と人為的ミスの防止、さらに削減された時間を利用して顧客満足度に繋がるサービスの向上が自動化でのメリットです。

紙、ワークシート、カレンダーアプリとの比較

ダイビングショップの予約管理の手段としてよく伺うのが、紙、ワークシート、カレンダーアプリです。

この3つの管理のメリット・デメリット、さらに予約のカレンダー入力の自動化と3つの管理方法がどう違うのかをご説明いたします。

管理方法	作業	メリット	デメリット
紙 （ショップ独自の管理用紙、スケジュール帳）	予約情報を紙に書き写す	・誰でもできる ・視認性、一覧性がある ・ペンで書き込みや修正がすぐできる	・かさばる ・情報が探しにくい ・劣化する ・複数人での共有が難しい ・持ち運びが難しい ・書き直しになった場合の作業が大変
ワークシート （エクセル、スプレッドシート）	ワークシートに項目ごとに（名前、身長体重など）コピーして情報を移す	・ショップに合った項目が自由に作成できる ・クラウドの場合複数人での共有が簡単	・コピペに時間かかる ・ワークシート内に複雑な処理があると属人化してしまう ・ほかツールとの連携が難しい ・データが重くなるとスピードが遅くなる ・データが損失する可能性がある ・簡単にデータの変更ができるためトラブルに繋がる場合がある
カレンダーアプリ（Google、タイムツリー）	カレンダーに予約情報を入力 （メールの内容をメモに移す場合も）	・複数人での共有が簡単 ・一覧性がある ・色分けで管理できる	・コピペに時間がかかる ・メモに情報を入力すると一覧性がない

いずれの管理方法も、人の手で記入、または入力が必要なため、情報をリアルタイムに更新できないというデメリットがあります。

もし予約情報がリアルタイムに更新されると、台帳に記載されている情報が最新になっているか確認が不要になり、反映遅れによる予約情報の誤認識を防ぐことができます。

適切な自動化システムを利用して事務作業の負担を削減

予約入力を自動化することによって事務時間削減やスタッフの負担軽減、業務の属人化とヒューマンエラーの防止など多くのメリットを得ることができます。

また、単純作業にかかる時間を削減することでスタッフの時間を最適化でき、本来やるべき業務に集中することで生産性の向上にも繋がります。

人手不足が叫ばれているダイビング業界では、予約入力を自動化をすることで不足の解消に繋げられます。

では、予約入力を自動化するには、どのような基準でシステムを選べば良いのでしょうか。

1）スタッフが自動化システムを取り扱えるか

ITツールに慣れていないスタッフでも簡単に操作できるシステムかどうかを確認しましょう。

中には、プログラミングのような複雑な設定を必要とするシステムもあります。

どのような設定画面なのか、操作は簡単なのかを確認することをおすすめします。

2）導入前のトライアルがあるか

無料のトライアルを活用すれば、実際の使用感や課題などを事前に把握でき、予算も無駄になりません。

導入直後は現在の管理方法とシステムの併用になることも多いので、移行期間としても、トライアルがあるかどうかを確認しましょう。

3）サポート体制があるか

導入時のサポート体制が整っていると、スムーズに自動化システムの導入を進められます。

また、ダイビングショップから聞くのは「システムを構築もしくは購入したが、機能が更新されなかったり、更新するにも多額のコストがかかってしまい結局使いづらいシステムになってしまっている」という課題です。

「サポート」については、導入や使い方のサポートだけではなく、機能がしっかりお客様の声を拾って更新されているかを確認することをおすすめします。

予約のカレンダー入力自動化を検討する際に、適切なツールやシステムを選択できないと楽になるはずが負担になってしまいます。

上記の項目を確認してから、ショップに合う自動化システムを選びましょう。

OKABANなら予約のカレンダー入力を自動化！

OKABANはダイビングショップ専用の予約管理システムです。

HPなどに設置した予約フォームからの予約や、旅行サイト（OTA）からの予約がカレンダーへ自動反映されます。

通年のファンダイビングなどのメニューの予約、OTAからの予約、時間予約、ツアー・イベント、宿泊予約がすべて自動でカレンダーに入力されます。

予約情報をカレンダーに移す時間が削減でき、さらに予定の写し間違いなどの人為的ミスを無くすことができます。

HPからの予約だけではなく、OTAやからの予約など様々な経路からの予約を集約することで、予約管理の漏れがなくなります。

漏れがなくなることで、ダブルブッキングや機会損失の防止に繋げることができます。

また、OKABANのシステム上にあるカレンダーですべての予約情報を確認できるので、今までカレンダーとメールの情報を往復して確認していた作業を、ひとつの画面上で情報を短時間で探し出すことができます。

船の上でも自宅でも、予約が入れば自動でカレンダーに更新されていくので、予約情報が最新のものなのかを確認する作業が不要になります。

情報の反映が遅れると、もう予約が取れないのに予約をとってしまうダブルブッキングや、キャンセルがあり実は予約が取れるのに断ってしまう機会損失に繋がりかねません。

さらにOKABANはカレンダーとしての機能だけではなく、カレンダーに入ってきた予約情報をそのまま顧客名簿に反映したり、チーム・担当分け、送迎の管理などに利用することができます。

OKABANは導入サポートが充実しているので取り入れやすい！

OKABANは自動化のシステムを取り入れがハードルになることがないように、

• 1）分かりやすい設定画面
• 2）無料トライアル
• 3）導入前と導入後のサポートがしっかりしている

上記のように機能以外の仕組みも充実しています。

特にOKABANは導入サポートが充実しています。

初期設定の代行やHPへの無料設置サポート、顧客名簿のインポートなど、ヒアリングを行いながらショップが必要な機能が使えるようになるまでご対応します。

また、導入後も「こんなことできる？」「この機能どう使うの？」といった疑問にメールや電話、オンラインにて担当のスタッフがご対応をします。

ここまで寄り添ったサポートができるのは、ダイビングショップ専用のOKABANならでは！

カレンダーの自動化で業務の効率化を図りたい！というショップさんは、まずはお問い合わせください。

OKABANの詳細はこちらから！

電話やメールでのお問い合わせも可能です。

TEL: 098-911-5289
Email: info@bitknot.co.jp