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他の業界では当たり前!ダイビングショップ・予約管理をかんたんにする方法

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他の業界では当たり前!ダイビングショップ・予約管理をかんたんにする方法

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ダイビングショップでも重要な業務の一つである「予約管理」。
予約が入れば予約台帳に記入し、人数や日付やコースなどの変更があればその度に修正する。
最近では、アクティビティツアーの予約サイトの種類が増えたこともあり、予約の方法も増えてきています。

1.ショップのホームページの予約フォーム
2.メール
3.電話
4.LINEやFacebookのメッセンジャーなど
5.旅行会社などの予約フォーム

一人ひとり対応しなければいけないので時間もかかり、間違いがあればトラブルに発展するため正確性も求められる大変な業務です。
しかし、どうやって予約管理をおこなうのが良いのか考える時間が無いまま、なんとなく今できる方法でやっている。という方も多いのではないでしょうか?

この記事では、現在手書きやExcel(エクセル)などので予約管理をおこなっているダイビングショップ様が抱えているお悩みをまとめ、解決策をご紹介しています。

今「当たり前」だと思っている業務は、もっともっと便利でかんたんにおこなえるかも知れません。
業務を改善する必要のある忙しい方こそ、トップシーズンを迎える前にぜひご一読ください。

手書きの予約管理のメリット・デメリット

紙やホワイトボードなど、手書きで予約台帳を管理しているお店も、まだまだ多くあるようです。
では、手書きで予約管理をおこなった場合、どのようなメリット・デメリットがあるのか、見ていきましょう。

手書きのメリット

・自由に書ける
・すぐ見れる
・準備がかんたん
・誰でもできる

手書きのデメリット

・削除・紛失の恐れがある
・バックアップが無い
・台帳を見に行かないと最新の情報を得られない
・コピーなどで古い情報を最新とカンちがいしてしまう

手書き管理の問題点

手書きの予約台帳は、フォーマットが自由で、技術や準備の手間がかからない点から、もっとも取り入れやすい方法です。

しかし、紛失や削除の可能性があるのに、バックアップが無いのは致命的な欠点です。
また、台帳を実際に見ている人しか最新情報がわからないというのは、準備や予約受付のミスやトラブルに繋がることもあり、業務上大きなロスになっています。

できればデータ入力して予約情報を管理し、情報を完全に失わないための対策を早急におこなうことをオススメします。

Excel(エクセル)での予約管理のメリット・デメリット

Excel(エクセル)など、表計算ソフトを使用して予約管理をされているお店も多いかと思います。
では、表計算ソフトで予約管理をおこなった場合、どのようなメリット・デメリットがあるのか、見ていきましょう。

表計算ソフトのメリット

・入力用のフォーマット自由に作成できる
・利用したことがある人が多く、操作に馴染みがある
・保存場所の共有ができれば、複数のパソコンで操作・閲覧が可能
・関数の使用ができれば、機能的に利用できる

表計算ソフトのデメリット

・入力用のフォーマットを自身で作成しなければいけない
・複数のパソコンで閲覧できるが、「読み取り専用」になると編集・保存がむずかしい
・機能は豊富だが、使い方がわからないと活用できない
・身近にわかる人がいないと、使い方がわからない人も多い

表計算ソフトの問題点

表計算ソフトは、フォーマットを自身で使いやすいように作成できるのがメリットではありますが、逆に自身でゼロから作成しないと使えるようにならないというデメリットにもなっています。

Excel(エクセル)の場合、立ち上げに時間がかかったり、「読み取り専用」になってしまったり、外出先で情報を確認できなかったりすることもデメリットになります。

複数人で利用するのであれば、Googleのスプレッドシートにすると、同時に開いていても編集でき、いつでも最新の予約情報が確認できるようになります。
やや見づらいですが、インターネット環境にあれば、スマホで外出先でも最新の予約情報を確認することができます。

他業種がおこなっている予約管理方法とは

これまでにあげられた手書きやExcel管理の問題点を解決するため、現在多くの業種で予約管理はシステムを利用することが一般的になってきています。

システムは以下の2つに分かれます
①自社用のオリジナル予約管理システムを利用する
②すでに存在している予約管理システムを利用する

①のオリジナルのシステムは自身の思う通りのものが作成できるという大きなメリットがありますが、数千万単位の費用が発生し、大きな企業でないかぎり、あまり現実的ではありません。

②の既存のシステムを、無料または月額制で、多くの業種が利用しています。
ショップにあったシステムを有効に活用することで、予約管理は今よりもっと便利でかんたんにおこなえるようになります。

多くの方が携帯電話を持ち、いつの間にかスマホに乗り換えていったように、予約管理もより便利な方法へとシフトする動きがさまざまな業界に広がってきています。

予約システム選びの3大ポイント

現在すでにたくさんの予約システムが世に出ています。
それぞれのシステムが、多くの機能を紹介していて、比較するのが大変。どれを選んだらいいのかわからない。と、システムを選ぶ段階で困ってしまう方も少なくありません。
ダイビングショップでの予約管理方法を改善するため、以下の3つのポイントをカバーできているものを選ぶことが大切です。

①ダイビングショップ向けに作られている

予約システムの多くは、飲食店や美容院など、対象の業種を定めてシステム開発をおこなっています。
まず、ダイビングショップが対象になっているかや、現在ショップで販売しているメニュー、受付している情報に適しているかを確認しましょう。

②必要な機能が含まれているかどうか

使わない機能がたくさんあっても仕方がないので、多機能であることよりも、どんな機能が必要なのかを考えて選択することが大切です。
パソコンやスマホ、タブレットなど、さまざまな機種に対応しているものであることや、ホームページに予約フォームを設置できる、予約入力の手間が少ない、顧客名簿としても利用できるなど、どんな機能を必要としているのかを明確にすると選びやすくなります。

③費用感があっている

システムを利用する場合は、無料のもの・有料のもの、さまざまなシステムがあります。
もし有料のシステムを利用する場合は、その費用が負担にならないものを選ぶようにしましょう。
まずは無料で始めてみて、物足りなさを感じたらアップグレードを検討するのも良いでしょう。

ダイビングショップにオススメの予約管理システム

ダイビングショップ用に作られたシステムを利用したい。
お金や時間をかけずにシステムを導入したい。
そんな方にオススメなのが「ダイビングショップ専用・予約管理システムOKABAN-陸番-」です。

OKABANを利用する5つのメリット

予約管理システム自体はいくつかありますが、ダイビングショップで利用するのであれば、以下の5つの理由から【OKABAN】がオススメです。

メリット1:ダイビング専用に作られている
インストラクター監修のもと、ダイビングショップのために作られているので、必要な項目・機能がしっかり揃っています。
豊富なメニューに対応した、予約フォームは、ショップごとにカスタマイズが可能。
チーム分けやレンタル、送迎など、必要な情報を一覧で確認できるようになっています。

メリット2:海でも使える
インターネット環境があれば、港や船上、送迎先など、いつでもどこでも最新の予約情報を確認できます。
スマホからワンタッチでゲストと通話もできるので、連絡先をメモする必要もなくなります。

メリット3:情報共有がかんたん
パソコン、スマホ、タブレット、あらゆる機種で見れるので、「予約台帳が変更されるたびコピーする」という手間がなくなります。
これにより「古い情報を見て準備してしまう」というミスやトラブルも防止できます。

メリット4:無料で使える
有料プランと無料プランがあり、無料の範囲内であれば費用をかけずに使い続けることができます。
有料プランになると予約管理以外にもさまざまな機能が利用できるので、顧客管理や会計などの機能が必要な方には有料プランもオススメです。

メリット5:機能がアップデートされる
OKABANはWeb上でいつでも最新の機能が利用でき、機能自体も日々改善されています。
自身でインストールやアップデートの必要がなく、なにげなく使っているだけで、手間なく最新のシステムを利用できるのも大きなメリットと言えます。

OKABANの機能に関して詳しくは、ダイビングショップ専用クラウド予約顧客管理システム OKABAN-陸番-

予約管理方法の比較

今回紹介させていただいた予約管理方法の、それぞれの特徴を比較すると、以下のようになります。

  手書き Excel 自社システム OKABAN
手軽さ

紙やペンなどがあれば、すぐに始められる。

最初に入力用フォーマットの作成が必要。

システム開発期間が必要。

申し込めば、すぐ始められる。

管理のしやすさ

紛失の危険があり、書き直しの作業も手間になる。

複数のパソコンで閲覧する場合、保存がうまくできない場合がある。

自身で管理しやすいシステムにできる。

必要な情報が自動で一覧化され、いつでも最新の情報が見れる。

複数名での利用

複数名で同時に記入・閲覧するのはむずかしい。

「読み取り専用」機能で、最新情報の閲覧・編集ができるのは1台のみ

スタッフ間で相談し、管理しやすいシステムにできる。

複数の機器で同時に閲覧・編集が可能

費用

用紙、コピー代など

ソフトによってインストール時に費用が発生するが、利用は無料

500-1000万円の初期費用と数万円の月額保守費用が必要

月額¥9,800〜の有料プランと無料プランがある。

利用場所

原本は1つ。
外ではコピー

基本的にショップでのみ

クラウド化すれば、外でも使える。

スマホの電波が入ればどこでも使える。

システムを利用するとどうなるのか?

OKABANを利用しているショップスタッフの方からは以下のような声が届いています。

・事務所にいなくても予約の受付や返信、入力ができるので、出先のちょっとした待ち時間に業務を進められる
・ホームページからの予約が、自動で予約台帳に反映されるので、入力の手間が減り、ラクになった
・最新の予約状況がすぐに確認できるので、オーバーブッキングの防止にも役立った

そのほかのお声について、くわしくは導入事例で紹介されています。

予約管理方法をデジタル化することに、なんだか大変そうだな。やってみてうまく出来なかったらどうしよう。など、不安がある場合。

いきなりやめるのではなく、現在の方法と併用しながらシステムを利用してみて、大丈夫だな!と感じられたらシフトしていくのが良いと思います。

新しい方法は、使い慣れてしまえば、とっても快適で、業務に必要だった時間が短縮されることあります。
しかし、使い慣れるまで時間がかかる可能性もあるので、リスクを避けて少しずつ導入を開始すると、作業負担が少なくて良いでしょう。

予約システムの導入で、業務時間を短縮できれば、その時間を他の業務に時間を割くことや、より顧客サービスを重視すること、今より早く変えることも可能になります。
より時間を効果的に利用したい!とお考えの方はぜひシステムの活用をご検討ください。

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