COLUMN for DivingShopダイビングショップ向け経営・集客コラム

ダイビングショップの予約受付や顧客管理はどのようにおこなっていますか？

自社でシステム開発をされているショップ様や、エクセルなどオフィス関連のソフトをご利用されているショップ様、紙に手書きで管理されているショップ様なども多いかと思います。

さまざまな方法がありますが、どの予約管理方法を利用していたとしても、今の予約受付・管理の仕方に何かしらのお悩みをお持ちなのではないでしょうか？

クラウド予約・顧客管理サービスOKABANは、そんなダイビングショップで働く皆様のリアルな声から、お悩みを解決するために生まれた新しいサービスです。

さまざまな機能を持つOKABANですが、この記事では、OKABANでの予約受付や予約管理の方法、利用することでどのような効果があるのかを分かりやすくまとめています。

現在アナログでおこなっている予約管理をデジタル化したい！
漏れなく最新の情報をスタッフ間でかんたんに共有したい！など、

予約の受付や管理にお悩みをお持ちのダイビングショップ様は、ぜひこちらの記事をご一読いただき、お悩みの解決にお役立てください。

ショップ専用の予約フォームで予約受付のお悩みを解決！

メニューの豊富なダイビングショップでは、思い通りの予約フォームを設置するのも一苦労。
OKABANでは、これまでお悩みだったさまざまな予約に関するお悩みを以下のように解決します！

予約受付のお悩み①：メニューによって聞きたいことがちがう

ダイビングショップでは、ライセンスをお持ちのかた向けのファンダイブやステップアップ講習、ライセンス未取得のかた向けの体験ダイビングやシュノーケリング、ホエールウォッチングなど、さまざまなメニューを取り扱っているケースが多いです。

そして、その種類ごとに予約時に確認したい項目がちがうため、種類ごとに予約フォームを変更する必要があり、一つの予約フォームに当てはめて利用することむずかしくなります。

OKABANでは、ファンダイブ・講習・体験・シュノーケル・ホエールなど、種類ごとに予約フォームをカスタマイズできるので、1つのシステムでかんたんに予約フォームを使い分けできるようになります！

ファンダイブには経験本数などのダイビングに関する質問を追加し、ホエールウォッチングにはレンタルサイズの記入欄を無くすなど、ご希望に合わせた詳細な設定が可能。

利用開始後も使い勝手に合わせてかんたんに設定の変更ができます。

予約受付のお悩み②：空き状況の返信が大変

各メニューには予約可能人数を設定できるので、予約人数にあわせてゲストは予約時に空き状況を確認することができるようになります。

これにより、ゲスト様は24時間いつでも空き状況を確認して予約ができ、スタッフ様は「空き状況を返信する」という作業から解放されます。

予約受付のお悩み③：予約時の入力もれの確認が大変

予約フォーム入力項目の「必須」指定は、カスタマイズが可能です！

これはメニューごとに設定できるほか、予約の代表者様とお連れ様とで「必須」の指定を個別に設定できるので、必要情報をもれなく確認し、予約後の確認や連絡のやりとりをグッと減らすことができます。

予約受付のお悩み④：予約時の注意事項をもれなく伝えたい

予約確認の画面では入力内容の確認だけでなく、予約時の注意事項やキャンセルポリシーを表示し、ゲストは「同意」いただけた場合のみ予約を確定できるという流れになっています。

注意事項に関しても、ファンダイブ、体験などの種類ごとに異なった文章を登録できるようになっています！

予約受付のお悩み⑤：予約後のやりとりが多すぎる

ゲストが予約フォームで予約を完了すると、自動送信でショップとゲストの両方にメールが届きます。

自動送信メールの文章は、上の画像の「フリースペース」の部分に、メニューに合わせてショップ様で自由に設定いただけます。

さらに、必要書類のダウンロード機能を利用することで、未成年の場合の保護者の同意書や、病歴診断書など、来店前に記入が必要な用紙を自動で送付することも可能。

送信後、書類をダウンロードしているかどうかまで、画面上で確認することができるので、個別にやりとりする手間を無くしながら、ゲストにもれなく連絡できるようになります！

予約台帳と顧客名簿の連携でお悩みを解決！

OKABANには、予約受付時のお悩みだけでなく、予約台帳と顧客名簿の連携で予約受付後のさまざまなお悩みにお応えしています。

以下のようなお悩みをお持ちのかたは、ぜひご相談ください。

予約後のお悩み①：リピーターさんの利用履歴を確認したい

予約時に受付した情報は顧客名簿に連携し、利用履歴を自動で記録できます。
予約情報をそのまま名簿情報にできるので、スタッフ様は名簿を作成するためだけの入力作業から解放されます。
利用履歴を記録することで、いつ、だれと、どんな内容で潜ったのかなど、すぐに振り返ることができるようになります。

コメント欄でゲストの特記事項をスタッフ間で共有することもできます。
すでに来店済みのお客様であれば、名簿情報を活用して予約時の入力を省略することも可能。

顧客名簿はネット環境さえあれば、スマホでいつでも見れるので
「リピーターの〇〇さんが前回来たのっていつだっけ？」
という質問に、外出先でもすぐにお答えできます。

予約後のお悩み②：紙の申込書をやめたい

「チェックイン」機能を活用し、ゲストにスマホでQRコードを読み込んでいただくと、申込書の記入に変わる画面が表示されます。

よろしければ上のQRコードを読み込んで、どんな画面になるのかスマホの表示を確認してみてください。

QRコードのリンク先となるチェックイン画面は、パソコンやタブレットでは上のような表示になります。

入力欄には予約時の情報が反映されるため、不足している箇所だけ入力すれば良いので、ゲストにとっても申込書記入の手間が減り、リピーター様には特に嬉しい機能だと考えています。

また、車内や港でもスマホさえあれば「チェックイン」ができるので、送迎が多いショップ様や港集合のショップ様にも喜ばれています。

予約後のお悩み③：顧客名簿の修正が大変

紙の申込書の管理や顧客名簿の作成作業から解放されるだけでなく、顧客名簿の更新・修正作業も不要になります。

すでに名簿情報のあるリピーター様の場合、予約の受付やチェックイン時に変更情報があれば顧客名簿に自動で反映されるようになっています。

お引っ越しやご結婚などで、住所や氏名、お電話番号などに変更があった場合も、スタッフ様が名簿を修正する必要はありません。

顧客名簿を管理するメリット

日々の忙しさから、「申込書はとっておいてあるものの、顧客名簿の入力は一切できていない。」というショップ様もいらっしゃるのではないでしょうか？
顧客名簿は単に連絡先や利用履歴を確認するためだけのものではありません。
もちろん情報をかんたんに検索できるというメリットは大きいのですが、それ以外にも以下のようなメリットがあります。

• 利用履歴をすぐに確認できる
• 連絡先をすぐに確認できる
• ゲストのターゲット層が明確になる
• 利用状況に合わせた集客のアプローチができる
• 注力するべきメニューが明確になる

などのメニューの利用者がどれくらいいたのかを集計することで、繁忙期以外にオープンウォーター受講者にアドバンス講習の案内を送るなど、ステップアップ講習の販売をしたり、利用頻度の高いゲスト様やお誕生月のゲスト様に特別な案内を送るなど、集客に役立てることができます。

また利用者の状況を分析することで、今後どんな年齢層のゲストに向けてプロモーションをおこなうか、どの商品に力を入れて販売するかなど、具体的な数値から販売の戦略を立てることもできるようにもなります。

顧客名簿をかんたんに作成できるようになるメリットは、事務作業をグッとラクにするだけでなく、今後の売上を獲得するための大きな武器になるということです。

その他の機能について

今回紹介させていただいた、予約受付・顧客管理の機能はOKABANの持つ機能のほんの一部です。

OKABANでは、予約台帳や会計、集計・分析機能など、さらに多くの機能をご利用いただけるようになっています。

以下のサイトで機能について紹介しておりますので、他の機能も気になる！どんな業務がラクになるのか知りたい！というかたは、ぜひご覧ください。

ダイビングショップ専用 クラウド予約・顧客管理システム OKABAN

より皆様にとって使いやすいシステムになるよう改善を続けており、日々新たな機能の追加もおこなっています。

最新のシステムの画面や、使える機能を詳しく見てみたい！というかたのために、オンラインで無料の説明会も開催しています。

現在は有料の機能を無料で利用できる、トライアルキャンペーンの受付中です。
キャンペーンについて詳しくは、無料トライアルキャンペーン詳細ページにてご確認いただけます。

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