COLUMN for DivingShopダイビングショップ向け経営・集客コラム

お客様や取引先とのやり取りをメールですることも多いかと思います。

届いたメールを開いて確認したものの、忙しくて返信するのを忘れてしまった…。

メールの返信を書いたものの、あとで送ろうと下書きに入れっぱなしにしてしまっていた…。

そんな経験はありませんか？

メール返信のし忘れや対応の遅れはお客様や取引先とのトラブルやクレームの原因にもつながりかねません。

そこで今回はメールの対応もれを防げるメールの便利機能をご紹介します。

どれも無料でかんたんに使える機能なので「知らなかった」という方はぜひ、お試しいただければと思います。

一般的によく使われているMac、Gmail、Outlookでのやり方をご説明しますので、お使いのソフトの部分を参考にしてみてください。

メール返信を忘れるとクレームやトラブルも

忙しいとメールを開封したものの、落ち着いた後でもう一度読もうと思ったり、あとで返信しようとしたりといったこともあるかと思います。

また、返信するのに担当者への確認が必要だったり、返信を書いたものの朝の早い時間や夜遅い時間にお客様にメールするのを遠慮したりといった事情もあるかもしれません。

しかし、うっかり返信を忘れているとトラブルやクレームにつながる可能性もあります。

一本のメールが原因でお客様や取引先の信頼を失うことも。

ミスがあれば、対応にも時間や手間を取られることにもなります。

ミスを完全になくすのは難しいことですが、防ぐ方法はあります。

メールソフトには「うっかり」ミスを防ぐ便利な機能があるので活用してはいかがでしょうか。

開封したメールが埋もれないように目立つようにする方法

あとで対応しようと思ったメールに目印をつけて、ほかのメールにうもれないように目立たせる方法です。

「未読」に戻すことも1つの方法ですが、今回はより目につきやすい方法やリマインドがある機能をピックアップしてご紹介いたします。

開封したメールに目印を付けるGmailのスターの機能とOutlookのフラグ機能をご紹介します。

スターは後から検索できますし、フラグ機能はタスクにしてアラームを鳴らすこともできます。

Gmailのスター機能

あとでチェックしたいメールに目印のスターをつけて目立ちやすくします。

また、スターつきのメールを検索もできて便利です。

スターの付け方

スターをつける時は、スターをつけたいメールにカーソルを合わせてメールの右側の星マークをクリックします。

もしくは、メールを開き右側上部の星マークをクリックします。

星マークが黄色になればOKです。

スターの外し方

外す時は、再度星マークをクリックします。星の色がもとに戻れば外れた状態です。

スターのついたメールを検索

画面左側の「スターつき」をクリックすると、スターがついたメールのみが表示されます。

Outlookのフラグ機能

あとでチェックしたい、対応したいメールにフラグをつけてタスクにできます。

期限をもうけてアラームを鳴らすこともできますが、Outlookを起動した状態にしておく必要があります。

フラグのつけ方

フラグをつけたいメールを右クリックし「フラグを設定」を選びます。その際に「今日」「明日」など期限も選べます。

フラグがついたメールには旗のマークがつきます。

フラグの外し方

フラグを外したいメールを右クリックして「フラグを設定」を選び「フラグをクリア」をクリックします。

タスクにする方法

フラグをつける時に「ユーザー設定」を選び、フラグの内容や開始日、アラームなどを設定します。

【リマインド】開封したメールを時間指定して受信フォルダに戻す

開封したメールを指定した日時に再度、受信トレイの一番上に表示させる方法です。

もう一度届けば、うっかり忘れてしまっても再び目に入るので対応もれを防ぐことができるはずです。

Mac、Gmail、Outlookでのやり方を紹介をご紹介します。

Macでのやり方

①リマインドしたいメールを選択します。

②Controlキーを押しながらメッセージをクリック。

③オプションを選ぶかリマインドしたい日時を設定します。

Gmailでのやり方（スヌーズ機能）

①リマインドしたいメールにカーソルを合わせます。

②時計の「スヌーズ」アイコンをクリックします。

③表示されるオプションを選ぶか「日付と時間を選択」からリマインドしたい日時を設定します。

Outlookでのやり方（再通知機能）

①リマインドしたいメールを右クリックします。

②「再通知」を選択します。

③表示されるオプションを選ぶか「日付を選択」からリマインドしたい日時を設定します

【予約送信】指定した時間にメール送信する

「明日の朝一番にメールしよう」といった時に使える機能です。

「下書きに入れておいたのに送信し忘れた」といった失敗を防げます。

Mac、Gmail、Outlookで予約送信する方法、予約のキャンセルのやり方もあわせてご説明します。

Macでのやり方

予約送信の設定

①メール送信の紙飛行機アイコン横にあるタグをクリック。

②オプションを選択するか送信したい日時を設定します。

③「送信」ボタンを押します。

予約送信をキャンセル

予約変更、取り消しをしたい場合は「あとで送信」フォルダに入っているメールを編集します。

Gmailでのやり方

予約送信の設定

①メール送信ボタンのそばにある三角のアイコンをクリックします。

②「送信日時を設定」をクリック。

③オプションを選択するか「日付と時刻を選択」を選んで送信する日時を設定します。

予約送信をキャンセル

①「送信予定」をクリックします。

②予約を取り消したいメールを選び「キャンセル」をクリックします。

Outlookでのやり方

Outlookは送信予定時間にネットにつながった状態でソフトが立ち上がっていないと送信されないので、その点はご注意ください。

予約送信の設定

①メールを作成し、上部にある「オプション」をクリックします。

②「配信タイミング」をクリック。

③配信オプションの「指定日時以降に配信」にチェックを入れ、送信する日付と日時を設定します。

予約送信をキャンセル

①「送信トレイ」をクリックします。

②予約を取り消したいメールにカーソルを合わせ「項目を削除」をクリックします。

便利な機能を使って「うっかり」をなくそう

今回はメールの対応漏れを防ぐための便利な機能をご紹介しました。

メールの対応漏れはトラブル、クレームにつながる可能性もありますし、お客様や取引先の信用をなくす原因にもなりかねないミスです。

とはいえ、毎日たくさんのメールに対応していると「うっかり」をなくすのは難しいと思います。

メールには、今回ご紹介したようなかんたんに使えてミスを防ぐための便利な機能があります。便利な機能を使えば「うっかり」を減らすことはできます。

どれもかんたんに使える機能ですので、「まだ使ったことがなかった」という方はぜひお試しいただければと思います。

この記事が皆さまのお役に立てば幸いです。