COLUMN for DivingShopダイビングショップ向け経営・集客コラム

複数のメールアドレスのメールを1箇所で確認したい場合や、メールのアカウントの権限を渡さずにメールの内容のみを共有したい場合などに、オススメなのがメールの自動転送設定です。

今回は現在利用されている方が最も多い、Gmail（Googleワークスペース含む）のメールの自動転送の設定方法と注意点をご紹介いたします。

Gmailをご利用中でメールの情報のみを共有したいとお考えの方はぜひご一読ください。

Gmail転送設定の前に

転送設定を行なうには、Gmailのログイン情報が必要になります。
すでにログインしている場合は、そのまま転送設定が可能です。

ログインしたことがない端末で転送設定を行なうには、メールのログイン情報として、メールアドレス・パスワードが必要になる他、セキュリティ設定によっては登録されている端末での2段階認証が必要になります。

2段階認証が不要でも、転送先メールアドレスで承認が必要になる場合があるため、前もって転送のタイミングを報告しておく、または別途承認の依頼を連絡するなど、メールアドレスの転送先と転送元が連携して行なうと転送設定がスムーズに行なえます。

2段階認証とは

2段階認証は、セキュリティ対策強化のため、2021年ごろから追加されています。
ログイン状態であれば、以下の方法で2段階認証の「有効・無効」を確認・変更することが可能です。

既に有効になっているものを無効にしたい場合は「オフにする」を選択すれば無効になります。

無効の状態から有効にしたい場合は、2段階認証をどの端末で確認するかなど、確認方法の登録やアカウントのパスワードなどが必要になります。

ダイビングショップ様の場合、予約の受付・管理をされているメールアドレスの場合は、メールに個人情報が含まれているものも多いので、セキュリティ対策として2段階認証は「有効」になっている状態が推奨されています。

Gmailの転送方法

Gmailの転送方法は以下になります。

1.Gmailの画面右上の歯車マークをクリックし「すべての設定を表示」を選択

2「メール転送と POP/IMAP」を選択

3.「転送先アドレスを追加」ボタンをクリック

4.追加用のモーダルに転送先のメールアドレスを入力し「次へ」をクリック

5.本人確認の画面が表示されたら、画面の指示通り入力または選択する

6.本人確認が完了したら「続行」をクリック

7.転送先アドレスを追加が表示されたら「OK」をクリック。転送先の承認が完了するまで、以下のような表示になります。

8.転送先に以下のようなメールが届いたら、リンクをクリックして承認を行なう。

※Googleアカウントの設定によっては言語が「日本語」ではなく、「英語」など、他言語で通知が届く場合があるようです。

メール内のリンクをクリックすると以下のような画面が表示されます。

「確認」ボタンをクリックして、以下の表示になれば承認完了です。

転送先の承認が完了すると、転送元の設定画面も以下のように変更されます。

「転送を無効にする」を選択すると転送設定が解除されます。

メールの自動転送を行なう場合は「受信メールを〇〇（使用中）に転送して〜」の方を選択してください。

また、転送元アドレスのメールをどうするかを4つの中から選択できます。

• メールを受信トレイに残す→これまで通り。
• メールを既読にする→受信トレイのメールが自動で既読になる。
• メールをアーカイブする→メールがアーカイブ保存されるため受信トレイでは見れず、検索などが必要になる。
• メールを削除する→転送元の受信トレイからメールが自動で削除される。

これまで通りのメールの閲覧・管理を行なうのであれば「メールを受信トレイに残す」を選択してください。
自動削除を希望されない限り「削除する」を選択しないようにご注意ください。

設定画面の最下部に「変更を保存」ボタンがあります。
保存しないと変更が反映されないため、設定変更が正しいことを確認し、最後に必ず保存してください。

メール転送に関するまとめ

Gmail以外のメールの転送は特に「承認」の作業が必要なく、メールサーバーでそのまま設定を完了できる場合がほとんどです。
メールサーバーによって表示が異なるため、コラム内で個別でのご説明が難しいのですが、設定方法に関しては「利用されているメールサーバー名＋メール転送設定」などで検索するとすぐに情報を確認できるはずです。

Gmailの場合は、今回のコラムで紹介したように転送先の承認と、承認後の設定が必要になる場合があるため、転送先と転送元で連携して設定を行なうのが良いでしょう。

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