COLUMN for DivingShopダイビングショップ向け経営・集客コラム

お客様とファイルのやりとりをおこなう際、定番となっているPDFファイルですが、「使ったことが無いからよくわからない」という方も、まだまだたくさんいらっしゃるのでは無いでしょうか？

この記事では、そもそもPDFファイルとはどんなものなのか、利用するメリットや、変換・圧縮・印刷など、取り扱い方法について詳しく紹介しています。

お客様には編集できない書類、契約書や同意書、病歴診断書等、印刷して手書きで署名をいただきたい用紙などをお送りする機会がある場合は、ぜひ参考にしてください。

PDFファイルとは

「PDF」はPortable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）の略で、「電子文書」とも呼ばれる、アドビシステムズ社が開発したファイル形式です。

PDFファイルの大きな特徴は、紙に印刷した書類のように「そのままの状態」を閲覧・印刷できるということ。

基本的には編集ができないので、お渡しした際にお客様が誤って編集してしまうということが無く、お店側もお客様も双方が安心してファイルを利用することができます。

最近では、スキャナ製品などでも画像データをPDFファイルとして保存できる機能が多く、パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどでも閲覧できるようになっています。

PDFファイルを利用するメリット

PDFファイルを利用するメリットを3つ紹介します。

メリット①保存した状態から編集されない

先にも紹介していますが、PDFファイルは編集されてしまう恐れが無い点。
パソコンやスマホなどの機器やOSなどに関わらず、同様の表示ができる点などが大きなメリットとなっています。

メリット②対応機器が豊富

多くの方によく利用されているWordやExcelなどのOfficeソフトでは、そのソフトをインストールしている端末でないとファイルを開くことができません。
しかし、PDFファイルはブラウザでも開くことができるので、ソフトをインストールする必要がなく、環境に左右されず表示が可能になります。

メリット③機能が充実している

編集ができないだけで、テキストデータはきちんと文字として保存されているので、ファイル内の文字検索が行えるほか、パスワードの設定なども可能なため、紙や画像などより利用するメリットが大きくなります。

PDFファイルに変換して保存する方法

PDFファイルの閲覧はアドビ社の無料ソフト「Adobe Reader」、編集は有料ソフト「Adobe Acrobat」を利用するのが一般的ですが、PDFファイルとして保存をおこなうのはアドビ社のソフトでなくても可能です。

OfficeソフトのwordやExcel、GoogleのアプリケーションであるドキュメントやスプレッドシートもPDFで保存できるので、Office・Googleの2つの保存方法をかんたんにご紹介します。

OfficeソフトをPDFファイルとして保存する方法

「名前をつけて保存」をおこなう際に、「ファイル形式」を「PDF」に変更して保存するだけでOK

GoogleのアプリケーションをPDFファイルとして保存する方法

メニューバーの「ファイル」から「ダウンロード」を選択し「PDFドキュメント」で保存（ダウンロード）する

上記以外でも多くのソフトでPDF形式で保存は可能です。
可能なものの多くが保存する時に「PDF」を選ぶだけでかんたんにできるので、確認してみてください。

PDFファイルを圧縮して送付する方法

PDFファイルのサイズが大きすぎると、そのままではメールに添付して送信することができない場合があります。

そんな時ファイルを「圧縮」することで、容量を軽くし、送信を可能にする方法がありますので、その方法をかんたんにご紹介させていただきます。

PDFファイルのサイズを確認する方法

WindowsとMacとで方法が少し異なるので、分けて紹介します。
それぞれにいくつかの方法があるので、やりやすい方法を試してみてください。

PDFファイルを圧縮する方法

圧縮する方法はいくつかあり、普段利用している圧縮ソフトやWebサイトなどがあれば、そちらをご利用いただければ問題ないかと思います。

圧縮したことがないから、やり方を知りたい！という方のために、方法をご紹介させていただきます。

圧縮（Zip）ファイルの使用方法

圧縮したファイルはZipファイルという形式になり、あれ？PDFじゃない？と心配になるかもしれませんが、展開（解凍）し、PDFファイルとして扱えるようになりますのでご安心ください。

圧縮したファイルを利用できるようにすることを展開（または解凍）すると言いますが、Macの場合は設定によって自動で展開されている方も多いかと思います。

Windowsの場合、Zipファイルを選択するとエクスプローラーの「圧縮フォルダーツール」タブを開いた状態になっているので、「すべて展開」を選択するとファイルが展開されます。
この時、展開する場所を指定できるので、希望があれば「参照」から選択し、展開する場所を指定してください。

PDFファイルをコンビニで印刷する方法

お客様にファイルをお送りしても「プリンタを持っていないので印刷できません、どうしたらいいですか？」と言われることがあるのではないでしょうか？

今コンビニのプリンタでは、コピーはもちろんFAX送信や、スマホやUSBなどに保存しているデータのプリントアウトなどなど、さまざまな用途に利用できるようになっています。

コンビニごとに利用方法が異なるので、お客様にご質問いただいた時のために、かんたんに紹介させていただきます。

スマホのデータを印刷をする場合、アプリのインストールが必要になりますが、コンビニごとに異なりますのでご注意ください。

また、プリンタの使用は年々変化していくため、こちらの紹介にわかりづらい点がある場合は、コンビニの店員さんにお声がけいただくのが一番良いかと思います。

セブンイレブンで印刷する場合

セブンイレブンでの印刷は以下の手順でおこなえます。

ローソン・ファミリーマートで印刷する場合

ローソン・ファミリーマートでの印刷は以下の手順でおこなえます。

PDFファイルまとめ

PDFファイルは、特に何かを新しくインストールなどおこなわなくても保存や閲覧ができ、スマホさえあればコンビニで印刷もできる、利用しやすい代表的なファイル形式です。

お客様の方で加筆・修正が必要な書類には適していませんが、それ以外のやりとりはOSやソフトなど、環境に左右されるOfficeソフトよりも、PDFの方が適していることが多いと考えられます。

お客様に編集できない書類を送りたかったけど、今までOfficeソフトをそのまま利用していた！という方は、この機会にPDF形式での保存をお試しいただき、お客様とのやりとりにお役立てください。