COLUMN for DivingShopダイビングショップ向け経営・集客コラム

皆さんはGmailを使っている時に、以下のようなことで困ったことはないでしょうか？

• 忙しくてメールを見られず、大量の未読メールが溜まってしまった
• 返信しないといけないメールがあるはずなのに、件名やキーワード、要件を忘れてしまって見つからない
• メールを分類分けするにしても、量が多すぎてきりがない

この記事では、Gmailで見たいメールを見やすくするための方法や、不要なメールを削除する方法などを紹介していきます。これらの方法を実践することで、受信トレイを整理整頓し、必要なメールを素早く見つけることができるようになります。

スター機能

Gmailでは重要なメールにスターのマークを付けることができます。スターを付けると、後でメールを確認するときの目印になります。

スターを付ける方法ですが、受信トレイでは、メールの左側にあるスターアイコン をクリックします。

メールが開いている場合は、[その他]のタブから[スターを付ける]をクリックすることでスターを付けることができます。
スターを付けたメールは[スター付き]のタブから確認できます。
また、スターの種類も複数設定することができます。重要度ごとに種類を分けたい際には、活用すると良いでしょう。

設定手順としては、歯車マークの[設定]→[すべての設定を表示]して[スター:]の項目までスクロールしててください。

下記の画像の部分でスターの使用種類を変更が可能です。
スターの種類を選びたい場合は、各スターをドラッグして、[使用中]か[未使用]に配置しましょう。

ラベル機能

Gmailには、メールを分類するためのラベル機能があります。よく使うメールをラベルで分類することで、受信トレイを整理整頓することができます。

ラベルの設定手順

1,[ラベル]の+ボタン(新しいラベルを作成)をクリックします。

2,設定するラベル名を入力し、[作成]をクリックします。

3,ラベルをつけたいメールに右クリックし、表示されるメニューから[ラベルを付ける]を選択します。このメニュー画面からでもラベルの作成は可能です。

そのほかのラベルの設定機能

また、各ラベルの[︙]をクリックするとメニューが表示されるので、自分好みの設定にカスタマイズしましょう。

[ラベルの色]ではラベルに付ける色も変更することができます。

[編集]をクリックすると、設定したラベルの編集が可能です。
そのほか、新規作成・編集したラベルを別のラベルの下位にネスト(含まれる状態)することができます。
ネストすることで、よりテーマごとに細かい分類をすることができます。

フィルター機能

フィルターは、特定の条件に一致するメールを自動的にラベル付けしたり、削除したりする機能です。あらかじめ条件を設定したフィルターを作成しておくことで、メールの確認にかかる手間を短縮することにつながります。

フィルターの設定手順

1,検索バーの左側のマーク[検索オプションを表示]を選択します。

2,設定したい条件を選択・入力して[フィルターを作成]をクリックすると、フィルターが作成されます。
※上記画像ではGoogleの自動送信アカウントを記入しております。

そのほかのフィルターの設定機能

設定した条件を過去のメールにも適用したい場合は、「～通・件の一致するメール・スレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れておきましょう。

例えば、フィルター作成の際に、ラベルを付けることによりメールが送信された時点で、メールのテーマごとに見やすく表示されるようになります。

そのほかのフィルター機能の分類項目で以下のようにGmailが整理されます。

プレビューパネル

プレビューパネルとは、受信トレイのプレビューを有効にすると、メールを開かずに内容の一部を確認することができる機能です。
歯車マークの[設定]→[すべての詳細を表示]→[受信トレイ]→[閲覧ウィンドウ]まで進み、[閲覧ウィンドウを有効にする]を選択してください。
タブをチェック後、閲覧ウインドウの位置も選択しましょう。

表示形式の変更は、ホーム画面の下記のタブでも可能です。
垂直分割だとトレイの右横側に、水平分割だとトレイの下側に表示されます。

一括削除・既読

条件検索をすることで、不要なメールを一括で削除・既読することが可能です。
例えば、「過去1年のメールを削除したい」場合は下記の手順を踏んで下さい。

1,検索バーに[is:unread category:promotions older_than:1y]の検索コードを入力する。

2,左上に表示されている□のチェックを有効にして、画面に表示されているメールが全選択された状態にする。他のページのメールを選択する場合には、[この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択]もクリック。

3,ごみ箱マークの[削除]、もしくは[︙]→[既読にする]で選択したメールすべてに影響が出ます。

上記の作業を行うことで、メール件数表示とストレージ容量の削減を一括で対応することができます。

整とんされたメール環境にしておこう

いかがだったでしょうか？
今回はGmailの検索・整理に役立つ便利機能について紹介しました。
各機能を簡単にまとめると下記の通りとなります。

現代社会において、メールは仕事やプライベートにおいて欠かせないツールとなっています。そのため、メールを使う際の少しの手間や時間の積み重なりが日々の生活のストレスにもなります。
だからこそ、仕事をしやすくするため、暮らしやすくするためにもメールの上手な使い方を知っておくことは重要だと言えるでしょう。
この記事で紹介した機能が少しでも皆さんの助けになればと思います。